北京邵东商会筹备组费用管理制度

第一章  总则

第一条、为了规范费用的开支、依据《商会财务管理制度》，特制定本制度。

第二章  费用开支、报销的原则

第二条、商会的费用开支实行预算管理。每年、每月编制各项费用的年度、月度预算，经批准后执行。超预算支出，必须报送预算外申请，经批准后执行。

第三章 费用报销审批权限及流程

第三条、审批、报销流程严格按《商会财务管理制度》执行。

秘书长、执行组长、组长等商会领导发生费用不得委托他人在费用报销单“报销人”栏签署姓名。

第四条、秘书长对报销事项的真实性、必要性与合理性负责；会计对报销单据的真实性、合规性以及报销标准和金额的准确性负责，对不符合要求的不予报销，对手续不完备的退回相关报销人员补办手续；组长（或执行组长）对报销事项进行终审。费用报销必须按程序逐层审批签字，不得跨越审批环节。

第五条、商会财务部门应认真核算各项费用，严格划分费用项目。

第四章 业务招待费用的管理

第六条、业务招待费（含公关费）是指商会因工作需要而发生的，招待客人的餐饮费、娱乐费以及馈赠等各项费用，秉着“绿色办公、尚俭戒奢”的原则，杜绝铺张浪费。

第七条、接待原则
　　1、统筹管理的原则：商会的接待工作统一由秘书处综合办公室管理，并具体承办接待工作。
　　2、事前审批的原则：所有接待事项，必须事先按规定的审批程序报批，未经批准的接待费用不得报销。
　　3、勤俭节约的原则：接待工作既要热情周到，礼貌待客，又要厉行节约，严格控制经费开支，杜绝奢侈浪费。
　　4、定点接待的原则：区别不同接待对象，确定在商会签约的不同宾馆（饭店）接待。需安排在其他饭店就餐的，须经执行组长或秘书长同意。

第八条、接待范围

1、有关政府机关领导、商会上级领导，异地商会来访、考察、交流工作的。
　　2、京津冀地区以外的副会长（含）以上级别会员来商会办事需接待的。
　　3、经领导批准确需要接待的。

4、商会内部成员之间互相招待的费用，原则上不予报销。

第九条、接待程序

所有接待都要由接待经办人将来客姓名、单位、职务、人数、来访目的及活动天数报给商会综合办公室负责人，由承办处室、经办人签字，签单时需注明招待对象和时间。
　　1、申报程序：经办人说明情况——综合办公室初审——秘书长再审——执行组长批准——综合负责安排接待。 
　　2、确因特殊原因来不及按正常程序审批的公务接待，须向商会领导说明原因；接待工作结束后，由负责组织接待的处室或人员补办审批手续。

第十条、接待标准

1、住宿标准
　　接待对象确需要安排住宿时，由综合办公室负责在定点宾馆（饭店）安排，收费标准按照商会与定点宾馆（饭店）签订的协议价格执行。费用一般由接待对象支付。

2、工作餐标准
　　工作餐每人每餐30元，在条件许可的情况下，提倡用自助餐。适应于一般性工作会议和交流。秘书处工作尽量采取线上交流方式，线下“碰头会”每月不得超过两次。
    3、商务餐标准

商务餐标准每人每餐不超过60元（含酒水）。适应于一般性商务接待和商会核心领导层会议用餐。

4、宴请标准
　　公务接待中一般不安排宴请，确需宴请的，一般只安排一次，外地来访人员，原则上只接待到达或离去一餐。外地副会长（含）以上级别会员来访，每年可按此标准接待一次。
　　宴请标准每人每餐不超过100元。酒水饮料等费用开支原则上不超过宴请标准的三分之一。确须提高宴请标准的须报执行组长批准。

所有用餐拒绝香烟开销。
　　严格控制陪餐人数，陪餐人数原则上不超过3人；如客人较多，可适当增加陪餐人员，但只能少于客人数量。

第十一条、其他事项
　　（一）因工作需要，确需赠送客人礼品的，应提前做出预算申请，报执行组长批准后，由综合办公室酌情置办。
　　（三）接待任务完成后，由综合办公室按照领导签批的接待内容，对接待处室提交的有关票据或发生的支出事项逐一进行审核、登记后，经秘书长签字后由财务报销。凡超出接待内容以外的费用一律不予报销。
　　（四）接待费开支使用情况定期向领导成员通报，并予以公示，接受监督。

第五章 差旅费及市内交通费的管理

第十二条、商会秘书处人员因公出差，必须填写“出差申请单”，注明出差事由、地点、时间以及差旅费用预算金额，经秘书长审核，报请组长（或执行组长）审批后才能出差。

第十三条、出差人员凭批准的“出差申请单”填写“借款单”，按费用报销签字程序审批后到出纳处借支出差备用金。

第十四条、差旅费的报销标准：按不同职级、不同地区确定。

     一、出差人员按职级分类

     1级：组长、执行组长、副组长、监事长、秘书长

     2级：秘书处工作人员

     二、地区分类（参考国家城市级别）

1、一线城市：如上海、广州、深圳

2、二、三线城市：各省会城市和部分市级发达城市

3、其他地区

     三、交通工具的选择

1、1级人员出差，可根据工作需要选择交通工具，乘坐飞机时，只能选择经济舱，特殊情况乘坐头等舱须报经秘书长和会长批准；

2、2级人员出差，原则上乘坐火车硬卧、轮船、汽车，特殊情况乘坐飞机须报经秘书长和会长批准。

四、出差费用及补助标准                                                 

五、在不影响工作的前提下，市内出行尽量采用公共交通。确需打的，单程不得超过20公里或票价不超过60元，打的票据要注明起始点和办事内容。

六、住宿费、市内交通费必须凭发票在规定的标准内据实报销，超支自理。住宿发票上必须注明起止日期、天数、人数、单价等；伙食补助按出差天数计算，定额补助（无需发票）。

七、出差期间发生业务招待费的，按照招待费的相关管理规定执行。

八、差旅费报销须按次填写差旅费报销单，出差申请单作为报销必备附件。多人一起出差时，可分开报销或合并报销，合并报销时需在备注栏详细列明同行人员名单，由级别最高的人员报销。差旅费报销时，财务账面有借款的，要先冲销借款。

九、参加外地会议、学习、培训、考察活动，由组织方承担食宿费用的，不得报销住宿费及伙食补助。

第十五条、各单位人员到港澳台、境外等地出差，须经秘书长、组长（或执行组长）批准，在经批准的出差预算金额内据实报销，无各项补助。因工作需要的长驻外地（一次性在某固定地点出差天数在15天及以上的），其住宿标准及伙食补助标准另行规定。

第十六条、商会各人员在本市范围内办理公事，商会未派车的，1级人员可乘坐出租汽车，其他人员只能乘坐公共交通工具，所发生的交通费用据实报销。如遇紧急情况确需乘坐出租汽车的，必须事前请示秘书长同意，并事后经秘书长签字。

第十七条、商会专职人员在本市范围内办理公事，商会未派车的，可驾驶私家车辆，期间的汽油费、过路费、停车费由商会承担。

第六章  会议、学习、培训、考察费的管理

     第十八条、参加各种会议、学习、培训、考察活动，必须严格按照商会相关制度执行，活动结束后凭经批准的申请和《开会、培训反馈表》等资料，在费用预算总额内报销相关费用，其相关费用的报销标准按相关规定执行，相关制度未作规定的，按照本制度第五章的规定办理。

     第十九条、商会专职人员参加学习、培训，其学习培训费用据实报销的，必须签订培训协议。为本人取得职业技术职称、执业资格和执业许可上岗等证书以及学历、学位等文凭而发生的相关学习培训费用不在报销范围内。

第七章  会议活动费的管理

第二十条、商会组织会议、活动等，由商会相关人员提出活动计划、具体费用预算，经秘书长审核、组长（或执行组长）批准，报商会财务部门备案后执行。

第二十一条、会议、活动结束后，由秘书处相关人员进行书面总结，其费用开支明细表，各种原始单据按程序审批后报销费用。

第八章 附则

     第二十二条、本制度未列明的费用开支、报销参照前述规定办理。

第二十三条、在费用报销过程中弄虚做假、营私舞弊、虚报冒领的，一经发现，按违纪金额的十倍进行处罚，并通报批评。触犯法律法规的，依法处理。

第二十四条、本制度由商会秘书处制定，经商会理事会表决通过后执行。其解释权归商会筹备组秘书处。

第二十五条、本制度经筹备处领导成员审议通过试行

附：招待费报销清单、交通费报销清单、出差申请单、行车登记表

招待费报销清单

出差申请单

出差人员：                                所属部门：                     

出差事由：                                                                

出差地点：                               出差期间：                     

出差费用：                                                               

其中：交通费             住宿费             其他费用                      

备注：                                                                   

申请人：                                  

部门负责人审核：                          

秘书长审核：

组织（或执行组长）审批：